スマートフォンやタブレットの企業導入が進みはじめています。導入が先行しているのが営業部門。当然ながら営業支援システムも「モバイルファースト」が求められてきます。しかも、たんにPC向けのユーザーインターフェイスをモバイル向けに焼きなおすだけでは、モバイル環境での利用の便利さが引き出せません。

だから「モバイルファースト」なのです。営業支援システムも、モバイルでの利用環境でもどれだけユーザーフレンドリーで使いやすいかが鍵になってきます。アクションコックピット®の新しいバージョンでモバイルファーストを追求し、結果として、営業にとっては最も重要な情報ツールである「営業手帳」としても十分に活用できるシステムとなりました。

SFA営業支援システムが組織やチームのためのツールというだけでなく、ひとりひとりのための仕事の効率化やパワーアップのためのツールとなったのです。

モバイル活用が営業の効率化の鍵に
モバイルコンピューティング推進コンソーシアムが昨年秋に行なった調査では、スマートフォンやタブレットの導入を行なった企業が３割を超え、スマートフォンやタブレットの企業での活用が進んできています。

「企業におけるスマホ・タブレット利用動向とBYODの実態」（PDF）

スマートフォンやタブレットの活用目的がまだよくわからないと導入をためらう企業も多いようですが、同調査によれば、導入部門は役員と営業部門がトップで、また今後の導入意向もそれぞれの部門が高くなっています

また、一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会の発表でも、IT投資における中期的な重点投資分野のトップが「顧客情報・営業支援（SFA、CRM等）」となっています。こういったニーズを最大に引き出す鍵がクラウドを使ったモバイルでのシステム活用です。

「企業IT動向調査2014」（PDF）

モバイルの活用で、帰社してPCに向かわなくとも、外出先で顧客情報や商談履歴の確認も行え、また商談結果の報告や情報の共有が可能になってきます。情報共有が進めば、無駄な営業会議や打ち合わせも激減し、顧客接触活動により専念できるようになります。モバイルの活用は営業の情報化や効率化の鍵を握ってくることはいうまでもありません。

利用目的・シーンに合わせたユーザー体験重視の設計

今回の新バージョンは、PC、スマートフォン、タブレットそれぞれの利用目的、また活用シーンを想定し、ユーザーの行動の流れに最適化したユーザーインターフェイスと機能を追求したものとなっています。

いつでも、どこでも目的にあわせて、気軽に利用できる仕様となっています。出先で担当者、連絡先、所在地や地図などの顧客情報や商談履歴も即座に確認して商談に望めます。また帰社しなくとも商談結果の報告や、商談結果にもとづく社内とのコミュニケーション、またタイムラインによってさまざまな社内とのやりとりもスムーズになりました。
またPCとスマートフォン、さらにタブレットそれぞれの機器の特性、利用目的を想定して、それぞれの仕様の最適化をはかりました。とくにタブレットがメインの利用機器とできるように、機能の充実とモバイル利用でもとめられる操作のシンプルさが両立したものになっています。

「営業手帳」が変わる
「モバイルファースト」にもとづく設計によって、顧客管理や情報共有のシステムのSFA営業支援システムが、ひとりひとりのための仕事効率化ツール、パワーアップツールともなってきます。さらに、スケジュール管理や、結果の記録、それがそのまま情報として共有されデータベースとして蓄積されていきます。いわばこれまでの「営業手帳」にはない新しい機能をもった「営業手帳」としての活用も可能となりました。

営業の人のなかには、ほとんど残業をしないのに確実に成績をあげている方がいらっしゃいます。そういった営業の人は、つぎの３つのの点が共通しています。

まず第一は、仕事の重点をしっかり顧客との商談に置いていることです。会議や打ち合わせ、また提案書づくりなどは必要最低限に押さえ、顧客へのコンタクトのための時間づくりに努力していることです。
狭いエリア内に顧客が集中している、あるいは訪問販売などは別にして、企業が顧客の場合は、一般的には一日４件ないし５件程度顧客訪問するのが限界です。それを着実に行うのか、そうでないのかで、一月、また一年での行動量は大きく違ってきます。行動量は目標と実績を記録し比較するクセをつくることが、ペースづくりにとっては大切です。

第二は、どのような顧客とコンタクトするか、またコンタクトの頻度のバランスがいいという点です。コンタクトできる顧客、あるいはキーマンの数は限界があるので、どのような顧客とどれだけコンタクトするのかの配分を考える必要がどうしても生じてきます。
今動いていて売上にすぐにつながる案件だけを追いかける、あるいは案件に持ち込める確率の高い顧客だけを追いかけているとやがて顧客や案件が枯渇し、目標達成も困難になってしまいます。新規顧客や休眠顧客を掘り起こす、あるいは既存顧客でもつねに明日の売上につながる種を撒くために顧客と接触することも欠かせません。しかし種まきばかりでは収穫ができず、効率を落としてしまいます。

どのようなバランスがいいのかは、業種やビジネスのスタイルで異なるのでそれこそPDCAを回しながら最適化をはかることが営業のノウハウにもなってきます。そして、行動のバランスを見るためには、それを計測できるツールが必要になってきます。

第三は、仕事以外の生活も充実していることです。営業の仕事はその人の魅力にも大きく左右されるので、仕事以外の生活時間を豊かに過ごし、心身ともに健康であれば、それが自ずと表情や態度にもでてきます。

こういった行動の量、行動の質、またプライベートの充実は、ひとりひとりがしっかり努力すればいいということでは済まないのです。もし社内でムダな会議を重ねると、それだけ行動するための時間も、プライベートを充実させるための時間も犠牲になってしまいます。

まずはチーム全体でムダ会議ゼロを目指し、会議を減らすことです。

会議を減らしてはたして意思疎通や情報の共有が可能なのか？

そんな疑問をお持ちでしょうか。

可能です。こまごまとした商談詳細の報告のための会議をやめれば可能です。報告も会社に帰ってからデスクに向かって書くということも避けたいところです。営業には移動、また待機時間がどうしても発生します。モバイルで商談結果を入れておけば、そんな時間も有効に活用できます。

商談結果の概要や、またチームやそれぞれの活動状況は、アクションコックピットを使って情報の共有化をはかれば済みます。会議は、ほんとうに周知徹底しなければならないこと、あるいは重要なテーマに絞った打ち合わせに絞れます。
情報ゼロから打ち合わせを始めるのと、情報を共有して打ち合わせるのでは、それにかかる時間が大きく異なるのと、また打ち合わせの深さも異なってきます。

どのような顧客をアタックすべきかも、マネージャーが、チーム全体、またそれぞれのメンバーがどのような顧客と接触をしているかをウォッチし、適切にアドバイスすることで個人のセンスだけに頼らず、チーム全体で健全な行動配分を保てるようになってきます。チーム全体でPDCAを回せば、チームのノウハウづくりにもなってきます。そのためには、その尺度となる行動の実績を見るツールが必要です。

できるだけムダな会議を省き、顧客接触のための時間を確保し、またバランスく良く顧客を訪問していくこと、モバイルも活用し、働く時間にメリハリをつけ、効率化すれば、残業せずに成果もあがります。

営業のワークライフバランスを追求することは、ムダを省くことにも、なおかつ成果をあげる方程式を生み出すことにつながってきます。決して二兎を追う話ではありません。

「顧客マスター管理」がどのようなしくみになっているのかは案外見落とされている点だと思います。過去の商談履歴をチェックするにしても、売上見込管理ができるのも、しっかりした「顧客マスター」があればこそです。 たとえば病院のカルテを想像してみてください。本人が別人として２重登録されていて、異なるカルテがふたつ存在しているというのは怖い話ではないでしょうか。

しかしそれが往々にして起こってくるのが営業部門の「顧客マスター管理」です。もちろん、管理者の方が「顧客マスター」を管理していれば混乱は避けられますが、なかなかそうはならないのが営業の「顧客マスター管理」です。 営業の顧客は流動的で変化します。

第一に、まだ取引がはじまっていない「見込み顧客」もあれば、開拓した「新規顧客」も混在しているからです。得意先の部門が統合されたり、分離されたり、場合によっては企業が合併して社名も変わることもあります。どのような管理システムよりもまっさきにそれをキャッチし、「顧客マスター」が書き換えられていくのがSFA営業支援システムです。もちろん業種によっても、また営業方法によっても望ましい管理方法は異なりますが、管理者の方がすべて登録管理をしていると、管理者の方への負担が重くなってしまします。

「アクションコックピット」はすでに10年を超えた運用実績がありますが、つねに苦労してきたのが「顧客マスター管理」でした。どうやって柔軟性があって、しかも間違いのない「顧客マスター」が維持管理できるかの悪戦苦闘の歴史だったかもしれません。

「アクションコックピット」は、展示会や資料請求で得られたリストや営業の方が発掘された「見込み顧客」とすでに実績のある「顧客」とをわけた管理をしています。それだけでも自由度がぐっと高まります。

さらに「顧客」は2〜3文字を入力するだけで、候補顧客が呼び出され、選択するだけです。これによって、略称などで入力、また登録され同じ顧客が二重登録されることを防いでいます。 「顧客」は業種や重点度などによる分類ができますが、「担当」設定も簡単に画面からでき、また引継ぎも簡単です。 SFA営業支援システムを選ぶ際に、いろいろな機能がまずは目につきますが、「顧客マスター管理」がどうなっているかも重要な選択基準になってきます。導入してから失敗しただけは避けたいものです。

営業手帳が白紙のままでなにも書き込まれていないという人はいないと思います。営業手帳は営業の命です。予定が書き込まれ、また商談結果の重要なポイントがメモとして残っているから、営業手帳はそれぞれの営業の人にとって情報ツールであり、行動のナビゲーションともなってきます。

SFAは「営業手帳を共有するシステム」だといっても過言ではありません。営業手帳はシンプルだからこそ使いやすいのです。シンプルで使いやすいことはSFAのもっとも重要な品質だと言っても過言ではないと思います。すくなくともアクションコックピットはそれを設計思想にしたシステムです。

営業手帳になにも書き込まれていなければ、営業手帳の値打ちがないように、SFAでも、情報が書き込まれなければなんの値打ちもなく、また活用のしようもありません。 日々の多忙な業務のなかで、負担をかけずに、気軽に使えるかどうか、パソコンやインターネットの習熟度に違いがあっても使いこなせるようになっているかは、SFAを選ぶ際に大切なポイントになってきます。しかし、案外、盲点になっているようです。

使いやすいかどうかでSFA活用の第一歩が決まってしまいます。 SFAが非常に高額なシステムであった初期のころに、多くの企業で高額なSFAを導入したものの実際には活用されず失敗に終わっています。理由は単純です。システムが高額であったために、あれもこれもと欲張り、それが煩雑な入力を求めることになってしまったからです。実際に使う人たちにとっては負担が大きすぎ、ついには誰も情報を入力しなくなってしまいます。

大切なことは、営業手帳を使うように、直感的に使え、しかもストレスなく入力ができることです。アクションコックピットの場合は、予定と活動記録（日報）が同じカレンダーから入力できます。明日以降の日付をクリックすれば予定入力となり、過去の日付であれば自動的に活動記録（日報）になります。しかもいったん入力されている予定をクリックすれば、それが活動記録（日報）の入力画面になります。使いやすいとご好評を得ている大きな特徴のひとつです。

使いやすいこと、それもSFAの重要な品質のひとつです。

既存顧客を守るだけではやがてビジネスが細ってくるものです。だから新規顧客を開拓することはビジネスの将来にとっても極めて重要になってきます。それはわかっていても、新規顧客の開拓は時間も労力もかかってしまうために、ついつい活動が疎かになりがちだという悩みをよくおうかがいします。

しかし、なんらかのアクションが顧客の側からあった場合は、新たな取引や成約の見込みが高いことはいうまでもありません。展示会で名刺交換のあった見込み顧客、資料請求やホームページなどでなんらかの問い合わせがあった見込み顧客、テレマーケティングで感触のあった見込み顧客を確実にフォローしたいところです。

そんな際にもSFAはお役に立てます。「アクションコックピット」の場合は、そういった展示会で得た顧客リスト、資料請求等でなんらかのコンタクトがあった顧客リストをアップロードし、担当割振りを行えば、新規開拓リストが自動的にでき、コンタクトした結果で、見込みの有無で順次絞込み、確率の高い顧客をさらにフォローしていくことが可能になってきます。

いわゆる「見込み客の情報（リード）」といわれるものです。とくにB2B（企業向けの製品やサービス）ビジネスの場合には、このリードの活用が新規開拓に役だってきます。

しかし見込み客とはいえ、すべての見込み顧客リストが、真水の見込み顧客とは限りません。電話などで感触から、メールなどでの定期的な情報提供で様子を見るのか、実際に訪問調査を行なって感触を確かめ、顧客ニーズにあった提案に持ち込むのかの判断が必要になってきます。もちろんその絞り込みの機能も備わっています。

営業活動はプロセスに分解して考えると、方策もたってくるものです。見込み顧客数をどうやって増やすか、見込み顧客にどのような情報提供を行えばより確率があがってくるのか、またどのようにコンタクトすればより成約率が高まるかなどを継続的に追求していけば、新規開拓力も当然アップしてきます。

顧客をデータ管理し、それぞれにどのようなアプローチを行い、結果がどうであったかの記録を残すこと、それによって情報共有を行い、より有効なアプローチ方法を発見し、さらにアクションにつなげていけば営業プロセスの向上にもつながってきます。