営業日報を重視している会社は少なくありません。またなかには週報でまとめて書いて提出する会社もあります。しかし、それぞれの営業日報や週報を書くことも、また見ることも大変な作業になります。SFAはその営業日報や週報のありかたや活用のしかたを大きく塗り替えます。SFAを導入してもっとも分かりやすい変化かもしれません。

紙で書く、あるいはエクセルで入力して出力するにしても、基本は日単位、週単位のまとまりになっています。それではせっかく労力をかけて作成した日報や週報の活用に限界がでてきます。時間をかけて書いたり、入力した営業日報や週報も、あまり読まれなかったり、また活用されないと、やがて営業日報や週報を書かない社員の人がでてきたり、活動した証拠だけのものになってしまうということも起こってきます。場合によってはやめてしまおうということにもなってきます。

営業日報は、顧客になにか特別な要望があったり不満があって、特別な対応をしなければならないのか、今行っている商談が計画通り順調に進んでいるのか、販売の重点を置いている商品やサービスへの顧客の反応や感触はどうか、営業目標は達成できそうか、競合の動きはどうなのかなど情報の宝庫になるはずなのですが、労力がかかる割に活用しづらいのです。

SFAで目に見えて変わるのが、その営業日報や営業週報です。SFAを導入すると、「営業日報」や「週報」が「日報」や「週報」のカタチではなくなります。ひとつひとつの商談についてのレポートや活動記録に変わります。

バラバラにはできないノートが、ひとつひとつの商談や活動を記録したカードになるのと同じです。別に「日報」や「週報」にしなくとも、カードなら一日分をまとめれば「日報」になり、一週間単位にまとめれば週報になります。

実際、営業の達人といわれる人で、いつもメモカードを持っていて、商談した結果の記録を書き込み、それを得意先別に分類している方がいらっしゃいましたが、今はSFAをうまく活用されています。得意先別だけでなく、商品名などでも検索できるのでもう手放せないという評価をいただいています。

さらに「営業日報」や「週報」はどうしても上司に「報告」することが主になってきます。SFAでは、それぞれの営業の人たちが、次の訪問する際に忘れてはいけない商談内容をメモとして記録するようになります。それは自分自身のためです。しかし上司の人から見れば立派な「報告」にもなっているのです。自分自身のための記録と上司の人への報告の境界線がなくなってしまうのです。

さらにSFAでは、商談単位、活動単位の記録の塊なので、さまざまな条件で検索したり、また場合によっては集計が可能になってきます。案件型の営業で、売上見込なども自動集計されてきます。しかも〆日を必要としません。今の時点のもっとも新しい状況が見えてくるのです。

「今起こっていることを、今把握できる」

それは今日求められてきているスピード経営にとってはきわめて重要な鍵になってきます。

顧客の重要度に応じた最適な訪問頻度を確保することは営業活動にとって極めて重要なことです。そのためにはしっかりした訪問計画をつくることが鍵になってきます。しかも、いくらアポを取っても、相手先の都合でスケジュールの変更があれば、また訪問計画を修正していく必要も生じてきます。うっかりすると、連絡忘れや訪問を滞留してしまい、放置したままになってしまうこともあります。

SFA営業支援システムアクションコックピットには他のSFAにはない独自の営業ナビゲーターの機能があります。顧客の重要度によって計画訪問頻度を設定しておけば、いつコンタクトすればいいか、また訪問すればいいかを知らせてくれる機能です。

それをご利用いただいているユーザーさまのトップの方から、うれしいお声を頂戴いたしました。この営業ナビゲーターの訪問頻度設定で、現場の営業の方といい話し合いができてよかったとご評価いただいたのです。重点配分の考え方の擦り合わせがしっかりできたそうです。

どの顧客に重点を置くかは単純ではありません。現状での取引高の多い少ないだけでなく、購買力の大きさで、うまく開拓すれば将来に見込めるかどうか、あるいは利益率、伸ばしたい製品ニーズがありそうかどうか、ライバルとの競合の状況など、さまざま尺度があります。

しかし大切なのは、それぞれの顧客で、営業の目的がはっきりしていることで、それを社内でディスカッションし、考え方が共有できたことをご評価いただいたのです。

SFAは、情報共有を促します。しかしもう一歩踏み込んで活用をはかれば、現場とマネージャー、またトップとの考え方の共有も促進できるといういい事例だったと思います。

訪問件数が不足しているのなら、訪問件数の目標を増やし、訪問件数を追求すればいいのですが、しかし実際には、訪問数だけを追求していると、商談時間が短くなり、商談の中味が希薄になってしまうという弊害もでてきます。

冗談のような話ですが、ある会社の会長さんが訪問件数にこだわる方で、営業の訪問件数が少ない事が不満で、月に何件の訪問をしなさいと号令をかけたのはいいのですが、その結果顧客との関係を悪化させてしまったのです。会長が求めた訪問件数を達成する顧客数がないために、同じ顧客に毎週のように訪問していたのですが、顧客のほうから、そんないつもいつも相手にする暇はない、いったいどうなっているのだというクレームが続出し、重要な顧客からも、出入り禁止になってしまったというのです。成果がでて売上が上がるどころか逆効果でした。

その会長さんの気持ちもわからないではありません。かつてチャレンジした消費財の分野でヒット商品を生み、会長さんが陣頭指揮に立って販路の開拓をやったのです。とにかく商品を置いてもらうために、顧客の数を回り、またしつこく訪問した結果、販路を築けた過去の成功体験が、訪問件数こそ絶対だという考えを生んだのでしょう。

しかし、その商品もいまでは、定番商品となり、しかも流通が寡占化し、本部交渉が主な営業活動となったために、ただ訪問するだけでは通じなくなった時代変化を見落としてしまっていたのでしょう。
もっと訪問件数を増やせと号令をかけるより先に、見直すべきは取引している顧客の数の不足か、営業の人の数、あるいは店頭訪問の重点化などの営業活動の中味のほうだったのではないでしょうか。

しかし、営業である限り、顧客訪問してナンボの世界であることにかわりなく、商談の頻度と質のバランスのとれた適切な訪問件数を追及する視点が重要になってきています。それを割り出すには、実際の訪問件数と成果を比較できることが望ましいことはいうまでもないことです。SFAを導入すれば実際の訪問実績の見える化ができ、成果との比較もできるようになってきます。
それともうひとつは、訪問配分の問題があります。どのような顧客に重点を置いて活動配分をするかの決定も重要です。関係が良好でただ訪問しやすい顧客にばかりに偏った営業をしているとやがてビジネスが痩せてきます。
新規の顧客を開拓するのも重要ですが、しかし既存の顧客と新規顧客では、効率が大きく違ってくるのが一般です。新規開拓ばかりでは、時間と労力の割に売上も利益も上がらないこともありえます。新規顧客開拓にどの程度活動を割くのかも決める必要があります。

営業がどの顧客に重点を置いた活動をするのかは、かんたんに決めることができそうで案外難しい問題です。しかしそれを決めるのが営業戦略であり、営業方針です。

重点を、売上が大きい顧客に置くのか、利益の大きい顧客に置くのかだけでなく、なんらかの事情でチャンスを逃している顧客か、過去から安定した取引のある顧客か、あるいは将来性を見込むのかなど、重点配分を決める基準は複雑です。しかし、そういった問題も、SFAを導入し、仮説にもとづいて顧客分類を行なっておけば、ほんとうにどの顧客への活動で成果がでたのかも見えてきます。
SFAとは、メリハリの効いた営業活動をつくる、つまり営業の戦略化のためのツールでもあるのです。

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ビジネスは生き物です。営業活動もまたしかりです。期待していなかった得意先で案件が取れることもあれば、順調に進んでいると思っていた案件が得意先の都合でペンディング状態となり売上見込が狂うことも、見込んでいた案件を失注することもあります。

運、不運はつきものです。それにもかかわらず目標を確実に達成してくる営業の人もいます。なぜでしょうか。理由はいろいろあるでしょうが、確実に言えることは滞ったり失った案件をカバーする案件をその営業の人はつねに持っているからです。

手持ちの案件は、ビジネスチャンスの在庫であり、将来売上の在庫です。手持ち案件が枯れると当然その先の売上も枯渇します。しかしいくらビジネスチャンスの在庫、将来売上の在庫といっても案件がどれくらい進んでいるのかが一様ではなく、収穫に結びつく確実性も異なっています。

売上を立てる寸前のところまで行っている案件もあれば、見積りをだしたばかりの案件もあれば、まだ最初に話を持ちかけ提案したばかりの案件もあります。いわゆる案件の進捗状況（ステータス）で、売上に結びつく確率がどれくらい見込めるのかも異なってきます。

案件型営業で、先の売上となってくる手持ちのビジネスチャンスをどれくらい持っているのか、どのステータスの案件がどれくらいあるのかを把握していなければ、売上も運任せ、出たとこ勝負になってしまいかねません。

だから案件型営業を行っている多くの会社で案件の「ステータス管理」が行なわれていますが、進捗の状態をどのように定義するかは会社によって異なります。

案件型営業でSFAを導入するメリットは、まずは翌月、翌々月、さらにその先の売上見込が自動的にわかることです。いちいち集計する必要がありません。
つぎにそれぞれの案件の進捗状況がわかることです。滞っている案件をいちはやく見つけることができます。それはなぜ滞っているのかの原因を探ることで手を打つことができます。またそれぞれのステータスで、どんなことが起こっているかを知れば、営業プロセスを磨いていくこともできます。

ところがそれだけではないのです。営業支援システム「アクションコックピット」のアナライザーを使うと、ステータス別に、次のステップに進んだ成功率や、最後の受注にいたった成功率がわかってきます。それでなにがわかるかですが、それぞれのステータスでどれくらいの案件を持つことが目標達成のためには必要かの目安を持てるようになるのです。

もちろん、過去の経験や直感で、ちょっと案件数が不足しているから、このままではネタ切れになる、もっと新規案件を仕込もうといったアドバイスをしてくれるマネージャーはいらっしゃいます。SFA「アクションコックピット」を利用すれば、それが事実やデータにもとづいて判断できるようになるのです。

それにステータスのステップアップの成功率やかかった日数を見れば、それぞれの営業の人の得意不得意もわかってきます。得意な人の攻め方を知れば、全体のレベルアップにもつながって来ます。

営業の人は、ニーズがあるかどうかを確かめる段階の案件、仕込中で、まだ見積り提出にいたっていない案件は隠したがるものです。それもカウントされてしまうと困るからです。「アクションコックピット」を利用すれば、適正な手持ち案件数という視点が生まれ、確実ではなくともステータス別に最適な手持ち案件を持っていることにきっと視点も営業活動も変わってくるはずです。

確実な売上目標の達成のための最も有効な視点は、手持ち案件というビジネスチャンスの在庫の実態を知り、適切なネタを持つ努力とステータスを確実に上げ、売上に結びつけていく努力だと言っても過言ではありません。

金額ではありません。それにかかっている時間です。時間は金です。会社によって異なるでしょうが、営業の人は週に一回まとめて交通費や経費精算をまとめてやることが多いと思いますが、訪問件数の多い人ほど大変です。

かつてある会社の事業の立て直しを引き受け、事業本部長をやったことがありますが、営業部門の人たちが週末に一斉に交通費精算をはじめ、悪戦苦闘している姿を見ているともっと効率化できないものか、貴重な戦力を無駄なことに使っていると感じたものです。

それがSFA営業支援システム「アクションコックピット」を使うと交通費精算が便利で楽になり、効率化できるようになります。ほんのちょっとした機能ですが、手帳を手に電卓を叩く時間から開放されます。

入力した日報を見ながら交通費を入れていくのですが、一度入れた区間やその料金はデータベースが記憶していて数文字の入力だけで呼び出してくれます。当然合計金額も自動的に算出します。それに実際に訪問した顧客を確認しながら入力していくので、訪問結果の振り返りにもなってきます。一石二鳥です。また日報と交通費が同じ画面に表示される、あるいはプリントできるので、照合も間違いなく行えます。

たかが交通費精算、されど交通費精算です。交通費の精算システムは営業の人たちが顧客訪問や商談にもっと集中できる環境をつくることに役だつスグレモノだと思います。