営業日報を重視している会社は少なくありません。またなかには週報でまとめて書いて提出する会社もあります。しかし、それぞれの営業日報や週報を書くことも、また見ることも大変な作業になります。SFAはその営業日報や週報のありかたや活用のしかたを大きく塗り替えます。SFAを導入してもっとも分かりやすい変化かもしれません。

紙で書く、あるいはエクセルで入力して出力するにしても、基本は日単位、週単位のまとまりになっています。それではせっかく労力をかけて作成した日報や週報の活用に限界がでてきます。時間をかけて書いたり、入力した営業日報や週報も、あまり読まれなかったり、また活用されないと、やがて営業日報や週報を書かない社員の人がでてきたり、活動した証拠だけのものになってしまうということも起こってきます。場合によってはやめてしまおうということにもなってきます。

営業日報は、顧客になにか特別な要望があったり不満があって、特別な対応をしなければならないのか、今行っている商談が計画通り順調に進んでいるのか、販売の重点を置いている商品やサービスへの顧客の反応や感触はどうか、営業目標は達成できそうか、競合の動きはどうなのかなど情報の宝庫になるはずなのですが、労力がかかる割に活用しづらいのです。

SFAで目に見えて変わるのが、その営業日報や営業週報です。SFAを導入すると、「営業日報」や「週報」が「日報」や「週報」のカタチではなくなります。ひとつひとつの商談についてのレポートや活動記録に変わります。

バラバラにはできないノートが、ひとつひとつの商談や活動を記録したカードになるのと同じです。別に「日報」や「週報」にしなくとも、カードなら一日分をまとめれば「日報」になり、一週間単位にまとめれば週報になります。

実際、営業の達人といわれる人で、いつもメモカードを持っていて、商談した結果の記録を書き込み、それを得意先別に分類している方がいらっしゃいましたが、今はSFAをうまく活用されています。得意先別だけでなく、商品名などでも検索できるのでもう手放せないという評価をいただいています。

さらに「営業日報」や「週報」はどうしても上司に「報告」することが主になってきます。SFAでは、それぞれの営業の人たちが、次の訪問する際に忘れてはいけない商談内容をメモとして記録するようになります。それは自分自身のためです。しかし上司の人から見れば立派な「報告」にもなっているのです。自分自身のための記録と上司の人への報告の境界線がなくなってしまうのです。

さらにSFAでは、商談単位、活動単位の記録の塊なので、さまざまな条件で検索したり、また場合によっては集計が可能になってきます。案件型の営業で、売上見込なども自動集計されてきます。しかも〆日を必要としません。今の時点のもっとも新しい状況が見えてくるのです。

「今起こっていることを、今把握できる」

それは今日求められてきているスピード経営にとってはきわめて重要な鍵になってきます。